قرار الرئيس التنفيذي لصندوق خليفة لتطوير المشاريع
رقم 01 لسنة 2022
بشأن تشكيل فريق البيئة والصحة والسلامة في الصندوق
تماشياً مع متطلبات الانظمة المحلية والدولية والتي تتضمن على سبيل المثال لا الحصر، الإطار العام لنظام امارة ابوظبي للسلامة والصحة المهنية التابع لمركز ابوظبي للصحة العامة من خلال الدليل الارشادي مع الإصدار رقم (3.1) عن العام 2017، نظام إدارة البيئة أيزو 14001:2015، ونظام إدارة الصحة والسلامة أيزو 45001:2018 وحرصاً من إدارة الصندوق على تطبيق متطلبات الأنظمة المذكورة، فقد تقرر تشكيل فريق البيئة والصحة والسلامة في الصندوق وتقسيمه إلى ثلاثة فرق على النحو الآتي:
المادة (1) تشكيل الفرق:
أولاً: يُشكل الفريق الرئيسي (الاشرافي) بعضوية كل من:
| 1- الرئيس التنفيذي |
رئيساً |
| 2- مدير تنفيذي قطاع الخدمات المساندة |
عضو |
| 3- مدير قطاع الاتصال والشراكات |
عضو |
| 4- مدير إدارة الشؤون الاستراتيجية |
عضو |
| 5- مدير إدارة رأس المال البشري والإدارة |
عضو |
| 6- مدير قسم الجودة والتميز المؤسسي |
عضو |
| 7- مدير وحدة الخدمات العامة |
عضو |
ثانياً: يُشكل الفريق المساند (التنفيذي) بعضوية كل من:
| الأعضاء |
القطاع/ الإدارة/ القسم التابع له |
| حنان المرزوقي |
مدير - نظام ادارة البيئة الصحة والسلامة - قسم الجودة والتميز المؤسسي |
| ايمان محمد |
منسق - نظام ادارة البيئة الصحة والسلامة - قسم الجودة والتميز المؤسسي |
| حمد الاحمدي |
قسم رأس المال البشري والإدارة |
| محمد المرزوقي |
وحدة الخدمات العامة |
ثالثاً: يُشكل فريق السفراء من كل من:
| الأعضاء |
القطاع/ الإدارة/ القسم التابع له |
| فاطمة خوري |
ادارة الشؤون الاستراتيجية
إدارة تطوير مشاريع رواد الأعمال |
| مزون الهاملي |
| محمد العيسى |
| عبد الرحيم محمد |
| داني الخالدي |
إدارة الائتمان |
| افراح القريشي |
| براتيبا كومار |
قسم تكنولوجيا المعلومات |
| خليفة الحمادي |
ادارة بناء القدرات |
| حنان خوري |
| ثائر الصادق |
قسم المشتريات |
| فاطمة أهلي |
قسم المالية |
| ايمن ناصر |
| هبه محمد |
| إيلاف آدم |
قطاع الاتصال والشراكات |
| ايمان الهاملي |
| فاطمة المرزوقي |
وحدة الشؤون القانونية |
| فاطمة الظاهري |
ادارة التدقيق الداخلي |
المادة (2) دور فرق العمل
أولاً: الفريق الرئيسي (الاشرافي):
- مراجعة سياسة البيئة والصحة والسلامة المهنية التابعة للصندوق.
- وضع التعليمات والشروط اللازمة لتحقيق طرق عمل سليمة لكل عملية ذات طابع خطر على الموظفين ووضع الاحتياطات الاحترازية اللازمة لإنجازها.
- قيادة فريق البيئة والصحة والسلامة المهنية ووضع تعليمات الوقاية.
- وضع برامج تدريب للقائمين بمهام العمليات الطارئة، والتي تتضمن على سبيل المثال الإسعافات الأولية وعمليات الاخلاء التابعة لأنظمة البيئة والصحة والسلامة وأسلوب تنفيذها السليم.
- توعية الموظفين بضرورة إتباع شروط السلامة والصحة المهنية في تأدية العمل واستعمال وسائل الوقاية الفردية بشكل كافي وسليم عند اللزوم.
- دراسة ظروف الأعمال الجديدة ومدى الأخطار التي قد تنجم عنها واتخاذ الإجراءات الوقائية قبل البدء في تنفيذها.
- دراسة الأسباب الجذرية للحوادث المكتبية بغية التقليل منها وتداركها مستقبلاً.
- دراسة تقارير البيئة والسلامة والصحة المهنية الناتجة عن التفتيش الدوري وإحصائيات الحوادث ودراسة أسبابها.
- وضع الميزانية اللازمة لتحقيق متطلبات انظمة البيئة والسلامة والصحة المهنية سنويا وتخصيص ميزانية للحالات الطارئة إن أمكن.
- إدارة اجتماعات فريق البيئة والسلامة والصحة المهنية الدورية أو حين وقوع حادث جسيم في الصندوق.
- قيادة عمليات الاخلاء بالتعاون مع اعضاء فريق البيئة والصحة والسلامة المساند خاصةً والسفراء عامةً.
- إشراك أي متخصص او طلب المشورة من أصحاب الاختصاص بقيادة الفريق الاشرافي وتنظيم الفريق التنفيذي لتطبيق أنظمة البيئة والصحة والسلامة، للتخفيف من حدة الموقف طالما الهدف هو إنقاذ الحياة والبيئة وممتلكات الصندوق.
ثانياً: الفريق المساند (التنفيذي):
- المشاركة في تطبيق وتقديم الدعم والمساندة المستمرة للمتطلبات والتعليمات الخاصة بالبيئة والصحة والسلامة المهنية ومراعاتها.
- تنظيم اجتماعات فريق البيئة والسلامة والصحة المهنية الدورية أو حين وقوع أي حادث متعلق بأنظمة الصحة والسلامة المهنية في الصندوق بالتعاون مع الفريق الرئيسي و التأكد من مشاركة فريق السفراء.
- اطلاع الفريق الرئيسي عبر وسائل الاتصال المتفق عليها في حالات الطوارئ او الحوادث المكتبية و المستجدات المترتبة عليها.
- المساهمة في تنظيم عمليات الاخلاء او التعامل مع حالات الحوادث المكتبية.
- إبلاغ مدير قسم الجودة والتميز المؤسسي (أو أي شخص مسؤول من القسم ذاته) ببدء عملية الاخلاء.
- العمل على تقسيم فريق السفراء الى فرق مصغرة بقيادة احد موظفي قسم الجودة والتميز المؤسسي.
- الجاهزية المسبقة لقائمة أسماء الموظفين والموردين وموظفي التعهيد والزوار من قبل موظفي ادارة رأس المال البشري والادارة.
- التأكد من إخلاء جميع الموظفين والموردين وموظفي التعهيد والزوار (بهدف التأكد من الاخلاء الكلي للمكاتب) استناداً لتوجيهات وحدة الخدمات العامة لموظفي رجال الامن.
- المحافظة على فاعلية وكفاءة الاجراءات الصحيحة لعمليات الاخلاء ضمن الوقت المستهدف.
ثالثاً: فريق السفراء:
- التقيد بالإرشادات والتعليمات الخاصة بالإطار العام لنظام البيئة والصحة والسلامة المهنية والتوجه العام والتطبيق والتقييم والمراجعة والنتائج الناجمة من ذلك.
- الحرص على نشر العادات والممارسات الخاصة بالبيئة الصحية والسلامة المهنية اينما وحينما أمكن في مقر العمل بقيادة الفريق الرئيسي والتعاون مع الفريق المساند.
- التعرف والحفاظ وتوعية الموظفين المحيطين بالطرق واجراءات الطوارئ والاخلاء خاصةً والاجراءات الآمنة لمزاولة المهام والادوار الوظيفية عامة وذلك للمحافظة على صحتهم وسلامتهم في مقر العمل.
- استخدام أجهزة معدات الوقاية الفردية الضرورية والمحافظة عليها وصيانتها، وتوعية المحيطين بأهمية ذلك.
- عدم المباشرة لأي عمل ما لم يكن السفير مدرب وملم بالمخاطر التي قد تنجم في مقر العمل وما هي اساليب الوقاية من هذه الأخطاء.
- توعية الموظفين المحيطين بأهمية دورية الالتزام بالفحوصات الطبية، للمحافظة على اللياقة البدنية و الصحية، والخلو من الامراض المهنية، ومتابعة وضع الامراض المزمنة.
- الإبلاغ عن الحوادث المؤكدة او الوشيكة في مقر العمل والمحافظة على البيئة المحيطة.
- القيام بمهام الاسعافات الأولية واخلاء المنطقة المحيطة بالحالة المرضية الى حين وصول سيارة الاسعاف/ الدفاع المدني.
- المساهمة الفعالة في كل من إجراءات واجتماعات ونشاطات ومبادرات وفعاليات فريق البيئة والسلامة والصحة المهنية.
المادة (3) أحكام عامة
- يتم عقد اجتماعات دورية بواقع اجتماعين في السنة كل 6 اشهر وحينما لزم الامر او امكن بموجب دعوة من الفريق الرئيسي أو مدير النظام وبحضور فريق البيئة والصحة والسلامة (الفريق الرئيسي والمساند و السفراء) لمناقشة كل من المتطلبات والمدخلات والعمليات التشغيلية للنظام ونتائجه، وترفع التوصيات من خلال مدير النظام لكل من الفريق الرئيسي والمساند والسفراء.
- طرح أي موضوع أو قضية ذات صلة بالبيئة والصحة والسلامة من قبل اعضاء فريق البيئة والصحة والسلامة.
- مشاركة مدير نظام ادارة البيئة والصحة والسلامة بالموضوع أو القضية بواقع أسبوع قبل الاجتماع المقرر لتتم المناقشة والحصول على الموافقات أو الإجراءات المطلوبة إن أمكن لطرحها خلال الاجتماع.
- إبداء الآراء البناءة من قبل الاعضاء بشأن المدخلات والموارد المعتمدة من أجل التنفيذ الناجح لمبادرات وأنشطة البيئة والصحة والسلامة.
- الوقت المخصص لطرح مدخلات ومخرجات والنتائج المرجوة للموضوع / القضية المطروحة هو 10 دقائق من اصل 45 دقيقة من الوقت المخصص للاجتماع.
- يكون الفريق المساند (التنفيذي) مسئولاً عن عمله أمام الفريق الرئيسي لإدارة البيئة والصحة والسلامة.
- يتم تعيين مدير نظام ادارة البيئة والصحة والسلامة كرئيس للفريق المساند، مع الاشراف على أداء الفريق المساند و فريق السفراء، ويرفع تقارير دورية عن النظام، والأشراف على عمليات اختبار وفحص الأنشطة الداعمة لنظام إدارة البيئة والصحة والسلامة.
- يقوم الرئيس التنفيذي بإجراء تقييم سنوي لفريق العمل المساند لتحديد مدى فاعليته في تنفيذ مهامه.
- يلتزم فريق العمل المساند بالتقيد بجميع متطلبات أنظمة إدارة البيئة والصحة والسلامة المعد من قبل مركز ابوظبي للصحة العامة والمواصفات القياسية الدولية أيزو 14001:2015 و 45001:2018 و توجيهات الفريق الرئيسي.
- تعتبر القوانين والتشريعات الصادرة من قبل مركز ابوظبي للصحة وسياسات أنظمة إدارة البيئة والصحة والسلامة 14001:2015 و 45001:2018 ، المرجع والاساس لعمل الفريق وذلك بهدف رفع جاهزية الصندوق في حالات الطوارئ المتعلقة بالبيئة والصحة و السلامة.
- يقوم مدير النظام (رئيس فريق العمل المساند) بالتنسيق مع مركز ابوظبي للصحة العامة والجهات المعنية اذا لزم الامر.
- يلتزم فريق العمل المساند بتوعية جميع موظفي الصندوق للتعرف على إدارة البيئة والصحة والسلامة وأهدافها لأخذ التدابير والإجراءات اللازمة في حال حدوث أي طارئ.
- تنفيذ تمرين داخلي عملي واحد يتعلق بخطة البيئة والصحة و السلامة كل سنة بشرط عدم إرباك العمل الروتيني في الصندوق يحاكي بعض أو جميع السيناريوهات المعتمدة لنظام إدارة البيئة والصحة و السلامة.
- المشاركة في التمارين المشتركة بين الجهات الحكومية والتمارين التي ينظمها مركز ابوظبي للصحة العامة ان تطلب الأمر.
- يلتزم الفريق المساند برفع تقارير دورية لفريق البيئة والصحة والسلامة الرئيسي توضح سير أعمال الفريق وفريق السفراء، والإجراءات والخطط والمعايير المقترحة بشأن إدارة البيئة والصحة والسلامة.
المادة (4)
يُعمل بهذا القرار اعتباراً من تاريخ صدوره ويُعمم على الأشخاص المعنيين والإدارات المعنية بالصندوق والجهات المختصة متى ما طلب ذلك، للقيام بجميع الإجراءات اللازمة لتنفيذ أحكام هذا القرار.
علياء عبد الله المزروعي
الرئيس التنفيذي
صدر بتاريخ: 14 يونيو 2022
Decision of the CEO of the Khalifa Fund for Enterprise Development
No. 01 of 2022
Regarding the formation of the Environment, Health, and Safety Team at the Fund
In line with the requirements of local and international regulations, including but not limited to, the general framework of the Abu Dhabi Occupational Safety and Health System of the Abu Dhabi Public Health Center through the guidance manual with version number (3.1) for the year 2017, the Environmental Management System ISO 14001:2015, and the Health and Safety Management System ISO 45001:2018, and out of the Fund's management's commitment to implementing the requirements of the aforementioned systems, it has been decided to form the Environment, Health, and Safety Team at the Fund and divide it into three teams as follows:
Article (1) Formation of the Teams:
First: The Main (Supervisory) Team is formed with the membership of:
| 1- Chief Executive Officer |
Chairman |
| 2- Executive Director of Support Services Sector |
Member |
| 3- Director of Communication & Partnerships Sector |
Member |
| 4- Director of Strategic Affairs Department |
Member |
| 5- Director of Human Capital & Administration Department |
Member |
| 6- Head of Quality & Corporate Excellence Section |
Member |
| 7- Head of General Services Unit |
Member |
Second: The Support (Executive) Team is formed with the membership of:
| Members |
Sector/ Department/ Section Affiliation |
| Hanan Al Marzooqi |
Manager - Environment, Health and Safety Management System - Quality & Corporate Excellence Section |
| Iman Mohammed |
Coordinator - Environment, Health and Safety Management System - Quality & Corporate Excellence Section |
| Hamad Al Ahmadi |
Human Capital & Administration Section |
| Mohammed Al Marzooqi |
General Services Unit |
Third: The Ambassadors Team is formed from:
| Members |
Sector/ Department/ Section Affiliation |
| Fatima Khoury |
Strategic Affairs Department
Entrepreneurship Development Department |
| Mazoon Al Hamli |
| Mohammed Al Issa |
| Abdul Rahim Mohammed |
| Dani Al Khalidi |
Credit Department |
| Afrah Al Quraishi |
| Pratibha Kumar |
Information Technology Section |
| Khalifa Al Hammadi |
Capacity Building Department |
| Hanan Khoury |
| Thaer Al Sadek |
Procurement Section |
| Fatima Ahli |
Finance Section |
| Ayman Nasser |
| Heba Mohammed |
| Ilaf Adam |
Communication & Partnerships Sector |
| Iman Al Hamli |
| Fatima Al Marzooqi |
Legal Affairs Unit |
| Fatima Al Dhaheri |
Internal Audit Department |
Article (2) Role of the Teams
First: The Main (Supervisory) Team:
- Review the Fund's Occupational Environment, Health, and Safety Policy.
- Establish the necessary instructions and conditions to achieve safe working methods for every process that poses a risk to employees and set the necessary precautionary measures for its completion.
- Lead the Occupational Environment, Health, and Safety Team and establish prevention instructions.
- Develop training programs for those carrying out emergency operations tasks, which include, for example, first aid and evacuation operations related to environment, health, and safety systems and their proper implementation methods.
- Raise awareness among employees about the necessity of following occupational health and safety conditions in performing work and using personal protective equipment adequately and correctly when necessary.
- Study the conditions of new business and the extent of risks that may result from them and take preventive measures before starting their implementation.
- Study the root causes of office accidents in order to reduce and prevent them in the future.
- Study the occupational environment, health, and safety reports resulting from periodic inspections and accident statistics and study their causes.
- Set the necessary budget to achieve the requirements of the environment, health, and safety systems annually and allocate a budget for emergencies if possible.
- Manage the periodic meetings of the Environment, Health, and Safety Team or when a serious accident occurs in the Fund.
- Lead evacuation operations in cooperation with the members of the Support Environment, Health, and Safety Team in particular and the Ambassadors in general.
- Involve any specialist or seek advice from specialists under the leadership of the Supervisory Team and the organization of the Executive Team to implement the environment, health, and safety systems, to mitigate the situation as long as the goal is to save lives, the environment, and the Fund's property.
Second: The Support (Executive) Team:
- Participate in implementing and providing continuous support and assistance for the requirements and instructions related to occupational environment, health, and safety and ensuring their observance.
- Organize periodic meetings of the Environment, Health, and Safety Team or when any accident related to occupational health and safety systems occurs in the Fund in cooperation with the Main Team and ensure the participation of the Ambassadors Team.
- Inform the Main Team through agreed-upon communication channels in cases of emergencies or office accidents and the resulting developments.
- Contribute to organizing evacuation operations or handling cases of office accidents.
- Inform the Head of the Quality & Corporate Excellence Section (or any responsible person from the same section) about the start of the evacuation process.
- Work on dividing the Ambassadors Team into smaller teams led by an employee from the Quality & Corporate Excellence Section.
- Advance readiness of the list of names of employees, suppliers, outsourced staff, and visitors by the Human Capital & Administration Department staff.
- Ensure the evacuation of all employees, suppliers, outsourced staff, and visitors (to ensure the total evacuation of the offices) based on the directives of the General Services Unit to the security personnel.
- Maintain the effectiveness and efficiency of the correct procedures for evacuation operations within the target time.
Third: The Ambassadors Team:
- Adhere to the guidelines and instructions of the general framework of the occupational environment, health, and safety system, and the general direction, application, evaluation, review, and the resulting outcomes.
- Be keen to spread habits and practices related to a healthy and safe occupational environment wherever and whenever possible at the workplace, under the leadership of the Main Team and in cooperation with the Support Team.
- Recognize, maintain, and educate surrounding employees about emergency and evacuation methods and procedures in particular, and safe procedures for performing job tasks and roles in general, to maintain their health and safety at the workplace.
- Use, maintain, and service the necessary personal protective equipment, and raise awareness among others about its importance.
- Do not start any work unless the Ambassador is trained and aware of the risks that may arise in the workplace and the methods of prevention from these risks.
- Educate surrounding employees about the importance of periodic medical examinations to maintain physical and health fitness, be free from occupational diseases, and monitor the status of chronic diseases.
- Report confirmed or imminent accidents at the workplace and preserve the surrounding environment.
- Perform first aid tasks and evacuate the area around the medical case until the ambulance/civil defense arrives.
- Actively contribute to all procedures, meetings, activities, initiatives, and events of the Environment, Health, and Safety Team.
Article (3) General Provisions
- Periodic meetings shall be held twice a year, every 6 months, and whenever necessary or possible by invitation from the Main Team or the System Manager, with the attendance of the Environment, Health, and Safety Team (Main, Support, and Ambassadors) to discuss the requirements, inputs, operational processes of the system, and its results. Recommendations are submitted through the System Manager to the Main, Support, and Ambassadors teams.
- Any topic or issue related to environment, health, and safety may be raised by the members of the Environment, Health, and Safety Team.
- The System Manager for Environment, Health, and Safety Management must be informed of the topic or issue one week before the scheduled meeting to allow for discussion and to obtain approvals or required actions, if possible, for presentation during the meeting.
- Constructive opinions shall be provided by the members regarding the inputs and approved resources for the successful implementation of environment, health, and safety initiatives and activities.
- The time allocated for presenting the inputs, outputs, and desired results of the topic/issue raised is 10 minutes out of the 45 minutes allocated for the meeting.
- The Support (Executive) Team shall be responsible for its work before the Main Environment, Health, and Safety Management Team.
- The Environment, Health, and Safety Management System Manager shall be appointed as the head of the Support Team, supervising the performance of the Support Team and the Ambassadors Team, submitting periodic reports on the system, and overseeing the testing and inspection of activities supporting the Environment, Health, and Safety Management System.
- The CEO shall conduct an annual evaluation of the Support Team to determine its effectiveness in carrying out its tasks.
- The Support Team shall adhere to all requirements of the Environment, Health, and Safety Management systems prepared by the Abu Dhabi Public Health Center and the international standards ISO 14001:2015 and 45001:2018, and the directives of the Main Team.
- The laws and legislation issued by the Abu Dhabi Public Health Center and the policies of the Environment, Health, and Safety Management Systems 14001:2015 and 45001:2018 are considered the reference and basis for the team's work, aiming to enhance the Fund's readiness in environment, health, and safety emergencies.
- The System Manager (Head of the Support Team) shall coordinate with the Abu Dhabi Public Health Center and relevant authorities if necessary.
- The Support Team is committed to raising awareness among all Fund employees to familiarize them with Environment, Health, and Safety management and its objectives to take the necessary measures and procedures in case of any emergency.
- Conduct one internal practical drill related to the Environment, Health, and Safety plan each year, provided it does not disrupt the routine work at the Fund, simulating some or all of the approved scenarios for the Environment, Health, and Safety Management System.
- Participate in joint drills between government entities and drills organized by the Abu Dhabi Public Health Center if required.
- The Support Team is committed to submitting periodic reports to the Main Environment, Health, and Safety Team, explaining the progress of the team's and the Ambassadors Team's work, and the proposed procedures, plans, and standards regarding Environment, Health, and Safety management.
Article (4)
This decision shall be effective from the date of its issuance and shall be circulated to the concerned persons and departments in the Fund and the competent authorities when requested, to take all necessary measures to implement the provisions of this decision.
Alia Abdullah Al Mazrouei
Chief Executive Officer
Issued on: June 14, 2022